İş Hayatında Mutluluğu Yakalamanın Sırrı: SCRUM
Dünya giderek daha karmaşık bir hal almaktadır. Geleneksel yönetim metodları günümüz rekabetçi koşullarında işe yaramaz bir hal almıştır. Bu nedenle sürdürülebilir ekonomi sağlamada etkili olan günümüz trend proje yönetim tekniklerinden bahsetmekte yarar vardır. Bu anlamda son zamanlarda ilgimi cezbeden ve Buzdağı Yayınevi tarafından yayımlanan Scrum, Sprint ve Akış konulu kitapları incelemem sonucu edindiğim birtakım izlenimleri siz majorscope okuyucuları ile paylaşmaktan keyif alacağımı düşünüyorum. Haluk AKDERE
Günümüzde yapılan üretimlerde ürüne ait parçaların hepsinin aynı fabrikadan çıkmasının verimlilik açısından olumsuz etkileri hesaplandığından genellikle bir ürünün birçok tedarikçiden elde edilen ürünlerin bir araya getirilmesi yoluyla ortaya çıkası gereği hasıl olmaktadır. Bunun sonucunda da genellikle Şelale Metoduyla oluşturulan birçok tedarikçinin bir araya getirilerek yüklenici mantığıyla kendi işlerini yaparak birleştirilmek üzere teslim etmesi gerekmektedir. Bu, teoride gayet iyi işlemektedir ancak gözden kaçırılan bir husus günümüzün rekabetçi ortamında son derece olumsuz etkiler yaratabilmektedir. Problem, nemelazımcılıktır. Her tedarikçi sınırları çizilmiş olan kendi işi dışındaki hiçbir konuya karışmamakta ve olaya hiçbir zaman müşteri tarafından bakma gayreti içinde olmamaktadırlar. “Benim işim değil” şeklinde tabir edilecek yaklaşım çalışanların hiçbir zaman ortak bir amaç etrafında toplanmalarına Müsaade etmemektedir. Gâfil olarak neden olunan bu durum işe değer katılmaması sonucuna varmakta ve zamanın boşa harcanmasına sebebiyet vermektedir. 21’nci yüzyılın rekabetçi piyasasında israfa ve aptallığa asla yer yoktur. Scrum, takım çalışmasını ve ortak bir hedef doğrultusunda akışı yakalamayı performans kriteri olarak kabul eden bir tekniktir. Kelime anlamı olarak Rugby spor dalında bir takımın topu sahanın diğer ucuna götürmek için birlikte tek vücut olarak hareket etmelerini ifade eden terimdir. Scrum belirsizlik ve yaratıcılığı bir araya getirmektedir. Öğrenme süreci etrafında bir yapı kurmakta, ekiplerin hem ne yarattıklarını hem de nasıl yarattıklarını birlikte değerlendirmelerine imkan tanımaktadır. Scrum, ekiplerin gerçekte nasıl çalıştıkları bilgisini kullanır ve onlara kendilerini organize etme, süratle iş yapma ile hız ve kalite geliştirme araçlarını sağlar.
Eisenhower’ın dediği gibi muharebe için planlama önemlidir ancak ilk mermi atıldıktan sonra tüm planlar yok olur. Scrum, bir plan dahilinde bir sıranın körü körüne takip edilmesindense (Şelale Metodu) sürekli sorgulayarak (ölçümlerle) gelişen durumlara yönelik plan değişiklikleri yapmak için hazırlıklı olmayı gerektirir. Bunu yaparken önceliklendirme yapar, önceliklendirmeler için kullanıcıyı, müşteriyi, yapacağınız şeyi, ileride kullanacak kişiyi vb. şeyleri tanımlar, motivasyonları anlamaya çalışır ve anlamlandırır.
Scrum özünde basit bir düşünce üzerine kurulmuştur: bir projeye başladığınızda, düzenli olarak durumunuzu kontrol ederek, ilerlemekte olduğunuz istikametin doğru olup olmadığını ve bunun gerçekten istenen şey olup olmadığını sorgular. Yapılan işin nasıl yapıldığının geliştirilmesi, daha iyi ve daha hızlı yapmanın yolları buna neyin engel olduğunun bulunması yine scrum mantığının gerektirdiği düşünce tarzıdır. Buna denetle ve uyarla döngüsü diyebiliriz. Sürekli durum değerlendirmesi ve yeni gelişen duruma uygun olarak yeni tedbirlerin geliştirilerek daha iyiye gidilmesi hedeftir.
Herhangi bir konuda değerin yüzde 80’i özelliklerin yüzde 20’sinde bulunmaktadır. Önceliklendirme yaparak o yüzde 20’ye odaklanmak zaman kazandıracağı gibi verimlilikte de son derece önemli kazanımlar sağlar. Bu kapsamda 2001 yılında scrum’un geliştiricileri tarafından tanımlanan Atik (Agile) Manifesto, süreçlerden ziyade kişilere öncelik verme, ürünün yapması gerekeni belgelemektense gerçekten işe yarayan ürünler geliştirme, müşterilerle pazarlık yapmak yerine onlarla işbirliği yapma, bir planı takip etmektense değişikliklere izin verme gibi yeni davranış kalıpları getirmiştir.
Bunların dışında Scrum metodolojisi kalitesizliğin maliyetinden haberdar olarak bir işi tek seferde yapmayı ve sürekli ölçüm yapmayı esas alır. Bunun yanında kişinin çok çalışarak değil etkin çalışarak faydalı olacağını ve bir günde vermesi gereken karar sayısının sağlıklı olabilmesi açısından değerlendirildiğinde bir sınırı olduğu bilinciyle kendine ve diğer işlerine zaman ayırması gerektiğini ifade eder.
1910 yılında Henry Gantt tarafından geliştirilen şelale metodu (Gantt metodu) proje başlangıcı, keşif, tasarım, geliştirme ve test etme gibi basamakların arka arkaya gelmesi şeklinde çalışarak bir basamak bitmeden diğerine müsaade etmeyecek mantıkla hareket etmeyi getirmiştir. Birinci dünya savaşında kullanılmış ve mevzi savaşlarının yapıldığı o zamanlarda işe yaramakla beraber “o zamana hitap eden bir metot” olarak kalmıştır. Hâla bazı yöneticiler yanlış yere odaklanarak planı işliyormuş gibi gösteren insanları işe alır ve basamakları takip ederek her şeyin yolunda gittiğini düşünürler. Ta ki çuvallayana kadar. Maalesef, raporlar tanımlanmaları beklenen gerçeklerden daha önemli bir hal aldığı sürece çuvallama trendi yükselen bir hızla devam edecektir. Günümüzde hala bunda ısrar eden organizasyonlar mevcuttur.
Scrum’un yaratıcısı Jeff Sutherland, sistemi tasarlarken Vietnam’da savaş pilotu olarak görev yaptığı sırada hayatta kalmaları için son derece önemli olan bir metot olarak öğrendiği Gözlemle, Yönlendir, Karar ver ve harekete geç (Observe, Orient, Decide and Act: OODA) tekniğin mantığını iş dünyasına uyarlayarak multidisipliner düşünce yapısıyla başka bir savaş alanı olarak 21’nci yüzyıl harekat alanlarından biri olan iş dünyasında oldukça önemli bir metodolojiyi ortaya koyabilmiştir. Bu metodolojiyi ortaya koyarken mevcut teknikleri incelemiş, akademisyen olarak en etkili olanlar hakkında ciddi çalışmalar yapmış ve çağdaş bir yaklaşım ortaya koymuştur.
Toyota üretim sisteminin yaratıcısı Taiichi Ohno’nun belirttiği önemli konseptlerden bir tanesi “akış” düşüncesidir. Üretimin süreçler boyunca süratli ve düzgün bir şekilde akması gerektiği ve yönetimin önemli görevlerinden birinin bu akışı sekteye uğratan şeyi bularak ortadan kaldırmak olduğu ifade edilmektedir. Akış yolu üzerinde bulunan her şey israf sayılabilir.israfı ortadan kaldırmak bir iş kolunun ilk amacı olmalıdır. [1]Taiichi Ohno, Toyota Production System
Zamanın tek yönlü aralıksız akışı temel olarak dünyayı ve kendimizi nasıl gördüğümüzü şekillendirir. Her çabamızın üzerinde gezen bir ölümlülük duygusu vardır. Zamanımızın sınırlı olduğunu biliriz. Onu boşa harcamak en büyük suç değil midir?
Scrum belirli bir zaman sürecinde tamamlamak zorunda olunan sıralı hedefler belirleme ile işlemektedir. [2]Jeff Sutherland, Scrum Scrum, ekiplerin çalışmaları hakkında gerçek zamanlı geri dönüş almalarına olanak sağlayan bir enstrümandır. Bu şekilde doğru yolda ilerleyip ilerlemediklerini görme şansları olur. Bir sonraki adımda yapmayı planladıkları şey, önceki döngüde keşfettikleri göz önüne alındığında gerçekten de yapmaları gereken şey midir? Scrum’da bu döngülere sprint denir. Sprint başlamadan önce sorunu doğru tanımlamış olmanız ve doğru ekibe sahip olmanız gerekir. [3]Jake Knapp, John Zeratsky, Braden Kowitz, SPRİNT Her döngünün başında sprintleri planlamak için toplantı yapılır. Ekip önlerindeki zaman boyunca işin ne kadarını yapabileceklerine karar verir. Sprint boyunca sadece bir konuya odaklanılır. Daha önceden belirledikleri önceliklendirilmiş işler listesinden iş parçacıklarını alarak post-it’lere yazarak duvarlara yapıştıracaklardır. Ekip bu işlerden kaç tanesini bir sprint döneminde yapabileceğine karar verir. Daha sonra ekipler bir araya gelerek durumlarını değerlendirir. Neyi değil nasılı tartışırlar, uzun saatler değil daha iyi ve zekice çalışarak hedefe giderler. En güçlü yanları demolardır. Devamlı gösterebilecekleri somut bir şeyleri vardır. Scrum, geliştiricilerle ilgilenmez müşteri ve hissedarlarla ilgilenir.kurumsal bir değişimi gerektirir ve en güçlü yanı mevcut ürünü gösterebilmesidir. Ekipler kendilerini yavaşlatan şeyleri tespit ederek her sprintte bunlardan kurtulmaya yönelik çalışmaları halinde üretkenliğin üç kat arttığını görmüşlerdir.
Mutluluk, evlilik, sağlık, arkadaşlık, topluluklara dahil olma, yaratıcılık, ve özellikle işlerimiz, kariyerimiz ile iş dünyasını da içeren hayatlarımızın neredeyse her alanında başarıya neden olmaktadır. [4]Sonja Lyubomirsky, The benefit of frequently positive affect: does happiness lead to success? kısacası mutlu kişiler işlerini daha iyi yaparlar. Bunun olması için gereken şeyler organizasyonlara ek yük getiren şeyler değildir. Mutluluk endeksi günümüzde devletler tarafından takip ve kontrol edilen önemli bir argümandır. Hatta ligi dahilinde puanlamalar yapılmakta ve ülkeler aldıkları puanlar ile gerek kredibilitelerinde gerekse prestij seviyelerinde son derece önemli etkenlere neden olmaktadır.
İnsanları en çok motive eden şeylerden birinin işte ustalaşmak, gelişmek, ilerlemek olduğu söylenmektedir. Öyleyse insanların işte gelişmelerine olanak sağlanmalı ve işe gelmke için can atacakları bir ortam yaratılmalıdır. Mutluluğun formulü içerisinde iş hayatı son derece önemli rol oynamaktadır.
Mutluluk, halinden memnun olma ve kanaatkar olmak ile karıştırılmamalıdır. En mutlu olduğunuz anları bir düşünün, çocuğunuzun dünyaya gelmesi, düğününüz, mezuniyetiniz vb. Mutluluğa giden en önemli yol önemli bir işin iyi şekilde tamamlanmasından kaynaklanan kendini gerçekleştirme duygusudur.
İnsanlar halinden memnun bir koyun gibi değil ama daha aktif bir şekilde mutlu olmak isterler. Maslow’un ünlü ihtiyaçlar hiyerarşisinde en üst basamak olan kendini gerçekleştirme içerisinde mutlu olmak, daha alt kademelerde temel ihtiyaçlarda alınan hazdan fazlasını sağlar. Doğru şekilde uygulanan scrum çalışanları, hissedarları ve müşterileri mutlu kılacaktır.
Eğer pozitif bir büyüme yoksa gayret sarf etmek gerektiği akıldan çıkarılmamalıdır. Zira, aksi takdirde mutluluk baloncuğu denilen kavram ile karşı karşıya kalırız. Burada temel mantık “daha iyi olmaya ihtiyacımız yok” tur. 2004 yılında Litvanya’ya yenilen Amerikan Basketbol Milli Takımından 15’nci yüzyılda rakip bulamadığı için kendi içine dönen Osmanlı devletine kadar aklımıza gelebilecek birçok örnek bu “Mutluluk Baloncuğu” içinde yaşamışlardır. Sonuç her zaman hüsrandır. Öyleyse çevremizde her zaman kral çıplak diyebilecek akıllı aptallardan bulundurmalıyız. Çevremizde dalkavuklarla mutluluk baloncuğundan çıkmamız mümkün değildir.
Bizlerin insan olarak ihtiyaç duyduğu ancak toplumun göz ardı ettiğ şey, sevgi ve aidiyettir. Kişi devam eden deneyim sırasında, yaşam sürecinin kendisinde anlam ve neşe bulmayı öğrenirse sosyal kontrollerin yükü otomatik olarak kişinin omuzlarından kalkar. [5]Mihaly Cskszentmihalyi, Akış Bunun üzerinde ise öz saygı ve başkalarından görülecek saygı ihtiyacı yer almaktadır. Piramidin en üstünde ise kendini gerçekleştirme ihtiyacı yani kişinin potansiyeline erişmesi bulunmaktadır. Maslow’un en fazla ilgilendiği bu en üst basamaktı Scrum bu en üst basamak ile ilgilenir, buna odaklanır. İnsanların kişisel büyüklük ve kendilerini gerçekleştirmeerine yardım etmek. Bu piramitte yukarıda olan kişile sadece mutlu ve kendini gerçekleştirmiş değil, aynı zamanda daha etkili ve yenilikçidirler. Gelişen dünyada rekabetçi üstünlük kazanmak noktasında bu yetilere sahip olmak son derece önemlidir. Dünyayı değiştirmeye çalışıyorsanız bunun için ölçütlere ihtiyaç duyarsınız, bu tamamen size bağlı bir durumdur. Ölçütünüz her ne olursa olsun herkes kendi kaderini kontrol etmek, yaptığı şeyde daha iyi olmak ve kendisinden daha büyük amaçlara hizmet etmek ister. Öyleyse sadece mutlu olmak tek başına yeterli değildir. Mutluluğun sonuç almak için kullanılması gerekir.
Haluk AKDERE
About The Author
