Bu yazıda birçok kurumda uzaktan çalışmanın günlük hayatın bir parçası olduğu günümüzde, yöneticilere yol gösterecek temel ilkeler sıralanmıştır.
Kriz dönemleri, önemli değişikliklerin hayata geçmesini hızlandırma potansiyeline sahiptir. İçinden geçmekte olduğumuz Koronavirüs dönemi de, uzaktan eğitim ve uzaktan/evden çalışma gibi iki büyük değişikliği günler içinde hayatımıza soktu. Yerleşik alışkanlıkları değiştiren uygulamaların uzun tartışmalarla yıllar sürmesi ve dirençle karşılanması olağandır. Ancak sağlık kaygılarının getirdiği yeni koşullarda bu iki uygulama, başlangıcında tereddüt ve aksamalar olsa da, günler içinde aşıldı ve “yeni normal” olarak görülmeye başladı.
Yönetim zihniyeti nedeniyle önerilmesi bile söz konusu olmayacak birçok kurumda, uzaktan çalışma tam zamanlı veya kısmen hayatın parçası oldu. Hiç şüphesiz uzaktan çalışmak ve yönetmek de birçok beceri gibi hem kurumlar hem de bireyler açısından “gelişme alanı” içinde sayılacak “yeni bir yetkinliktir”. Mart ayı içinde yaptığım 23 webinar sırasında, evden çalışma sürecinde çalışanların yaşadıkları sorunları anlama fırsatını buldum. Bunların başında yöneticiden uygun geri bildirim alamamak, bilgiye ulaşmakta zorluk ve ev içinde dikkat dağılmasıydı. Benzer şekilde yöneticiden beklentileri sorduğumuzda “güven ve duygusal destek” en başta gelen iki beklentiydi.
Bu yazıda bazılarını Forbes’ten derlediğim ve altı haftadır Baltaş Grubu’nun kendi uygulamalarından da esinlendiğim “Uzaktan Yönetme Kılavuzu”nu ana hatları ile konu ettim. Bunu yaparken fark ettiğim önemli bir nokta, yapılan bütün önerilerin gerçekte birlikte ve aynı ofis ortamında geçerli olan ilkelerle uyumlu olmasıydı.
- Evde çalışma kılavuzu oluşturun: Evde sadece çalışmaya ayrılmış bir ortam oluşturmak, güne sabah bakımını tamamlamış, şık spor ve bir şekilde giyinmiş, kahvaltısını yapmış, sabah toplantı saatinden beş dakika önce görüntülü oturuma bağlanıp, sandalyesinde dik oturarak söz almasını beklediğiniz belirtin.
- Beklentilerinizi açık ve net tanımlayın: Normal çalışma koşullarında da çalışanlar çoğunlukla yöneticisinin kendisinden ne beklediğini tam olarak bilmez. Yönetici ile çalışan arasında öncelikler konusunda algı farkı olması şaşırtıcı değildir ve bu farkı ortadan kaldırmak için bilinçli çaba harcamak gerekir. Uzaktan çalışma koşullarında bu konuya gösterilecek özen daha büyük bir önem kazanır
- Yakınınızdaymış gibi yönetin: Çalışanlarınıza gün içinde randevu verin, sesli ve görüntülü olarak görevleri konusunda bir güçlük yaşayıp yaşamadıklarını izleyin.
- Düzenli toplantılar yapın: Kendi kurum içi uygulamalarımızdan da yararını çok iyi gördüğümüz bu uygulama sabah toplantıları yapmak. Her sabah 9.00 da ve akşam saat 17.00 de MSteam uygulaması üzerinden yaptığımız iki toplantı, birlikte çalıştığımız dönemden çok daha fazla birbirimizden haberdar kıldı. Güne görüntülü toplantıyla başlamak, herkesin günü programlamasına ve zinde olarak günlük etkinliklerine odaklanmasına yardımcı oldu. Güne programlı başlamak, gün içindeki dikkat dağılma sorununu da en aza indirmeye yardımcı olması açısından yararlıdır.
- Görüntülü koçluk oturumları planlayın: Bu gerçekte bir yöneticinin çalışanından en üst düzeyde performans elde etmesi ve çalışanın da potansiyelini bütünüyle kullanabilmesi için en temel yaklaşımdır. “Sayısal Olmayan Performans Yönetimi” bütünüyle bu ilkeye dayanır. Çalışanlarla sık, yarı yapılanmış görüşmeler yapmak aynı çizgide ilerlenmesini ve yöneticinin beklentilerinin çalışan tarafından tam olarak anlaşılmasını ve düzenli geri bildirim almasını sağlar.
- Ekibinize güvenin: Sadece iş hayatında değil, yaşam içindeki en temel ihtiyaç güvendir. Bu nedenle bir ekibin içinde güven ne kadar yüksekse, o ekip yetenek ve becerisi oranında mümkün olan en yüksek performansı gösterir. Güvensizlik ise işe dönüşmeyen enerjiye sebep olur. Ekip içindeki güven duygusu ekip lideri tarafından belirlenir. Bu nedenle uzaktaki ekipleri yönetmek söz konusu olduğunda, ekip ve kurum aidiyetini sağlamak açısından, güven duygusunu geliştirmek büyük önem taşır. Yöneticinin bu konu için harcayacağı emek ve zaman fazlasıyla karşılığını bulacaktır.
- Dahil olduklarını hissettirin: Sadece iş ortamında değil, aile hayatında da alınan kararlara diğerlerinin dahil olması, katılımı ve ortak gayreti kolaylaştırır. Bu nedenle yukarıda belirttiğim sabah ve akşam toplantıları veya alt gruplarla gün içinde yapılacak toplantılar hedeflere yönelik ortak heyecanı canlı tutar.
- Kurum misyonu ve değerlerinin, kendi rolleriyle bağlantısını kurun: Hiç kimse şirketin hissedarlarını veya patronunun servetini artırmak için iki yıldan fazla yüksek heyecan duymaz ve kendini zorlamaz. İş hayatındaki toplantıların büyük çoğunluğu ne yapılacağı ve nasıl yapılacağı ile ilgilidir. Oysa insanları harekete geçirenin “neden” olduğu bilinmektedir. Bu yüzden, her çalışan gösterdiği gayretin ve verdiği emeğin, son kullanıcı nezdinde neye yaradığını ve hayatında nasıl bir fark yaratacağını bilirse, anlamlı bir iş yaptığı duygusunu yaşar. Bu köprüleri kurmak ve canlı tutmak yöneticinin görevidir.
- Eylemlere değil hedeflere odaklanın: Hiç şüphesiz sonuçlar bir dizi eylemin sonucudur ancak çalışanlar, özellikle uzaktan çalışma koşullarında, sonuç vermeyecek eylemlerle zamanlarını doldurur ve kendilerini çok çalışmış gibi hissedebilirler. Onlara soracağınız sorularla, kendi cevaplarını bulmaları ve enerjilerini sonuç verecek eylemlere odaklamaları mümkün olur.
- İletişim stratejisi oluşturun: Haberleşme ve iletişim düzeninin bütün ekip üyeleri tarafından anlaşıldığından emin olun. Haftalık rapor zamanlaması, grupların yapacakları toplantıların düzeni, gündemin önceden belirlenerek herkesin toplantıya hazır olmasını sağlamak, yöneticinin en baştan belirleyeceği konulardır. Mail trafiğine ve düzenine dikkat edin: İlgili olamayanlara gereksiz maillerin gönderilmemesi konusunda uyarın ve bundan kaynaklanacak zaman kaybı ve gereksiz gerginlikleri en baştan önleyin.
- Çalışanların gelişim ihtiyaçlarını karşılayın: İnsanları en temel ihtiyaçlarından birisi öğrenme ve gelişimdir. Uzaktan çalışma sürecinde bu ihtiyacın çeşitli webinarlar aracılığı ile karşılanmasına öncülük edin. Bu tür etkinliklere katılanlardan, öğrendiklerini gün sonu veya haftanın son toplantısından sonra diğer ekip üyelerine anlatmalarını isteyin.
- Bağ kurun: İlişkiye yatırım yapmak için fırsatları değerlendirin ve özel fırsatlar yaratın. Örneğin doğum günlerinde bütün ekibi toplayın ve her üyenin doğum günü sahibine özel bir mesaj vermesini sağlayın. Bu mesajların klişe olmaması için düşünülmesini ve zihinsel hazırlık yapılmasını teşvik edin. Gün sonu toplantılarının bazılarında çocukların da ekranda görünmesini cesaretlendirin. Her hafta bir kişinin kendi özel ilgi alanıyla ilgili 30 dakikalık sunuş yapmasını öneriye açın.
Evden çalışmanın yaygınlaşması, özellikle İstanbul gibi büyük şehirlerde çalışanların zamanlarının ve enerjilerinin büyük bölümünü yolda harcamak yerine işlerine odaklamalarına imkan verir. Kurum hedeflerine ve zamanlamalara uyulması süreç içinde evden çalışılan gün sayısının artmasına zemin hazırlar. Bu gelişme çalışan açısından yaşam kalitesinin yükselmesi, kurumlar açısından taşıma, yemek, aydınlatma, ısıtma, ihtiyaç olmayan ofis alanı giderlerinden tasarrufa imkan sağlar. Bu gelişmeler kadınların, kariyer-aile ikilemine düşmeden, iş hayatında ve üst yönetim kademelerinde daha çok yer bulmalarının önünü açacaktır.
Sonuç
Korona krizi, son beş yıldır şirketlerin gündeminde olan VUCA, çeviklik ve değişime uyum konularının, kuramsal düzeyden uygulamaya geçmesi için bir test niteliğindedir. Türkiye’de iş yaşamına egemen olan özel şirketlerin, yakın gelecekteki ekonomik karabulutların dağılmasından sonra bu değişime uyum sağlayacağını umut ediyorum.